"Комплексная автоматизация предприятий, компаний, как правило, строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы, и обеспечить их рациональное взаимодействие.

Есть ли смысл приобретать для организации две автоматизированные системы (в нашем случае — СЭД и ERP), работающие с информацией, или с этим вполне может справиться одна из них? Нередко такой вопрос возникает у хозяев предприятий, руководителей организаций и менеджеров разного ранга, заботящихся об экономии средств и не очень обременённых тонкостями и специализацией информационных технологий.

Хотя и ERP-системы, и СЭД вроде бы работают с корпоративной информацией, с документами, автоматизируя бизнес-процессы, характер этой информации, методы обработки, цели и задачи систем совершенно разные. Здесь мы не будем углубляться в функциональные особенности и исследовать вопрос, что появилось раньше — СЭД или ERP. Так сложилось, что каждое из этих направлений, классов систем развивается своим путём. Так что они не конкурируют, а, скорее, дополняют друг друга.

Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Структурированная информация может быть представлена в виде набора записей в базе данных. Документ ERP-системы — это чётко заданная форма, где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки. СЭД же работает со всеми видами документов, содержащих и структурированную, и частично структурированную, и вовсе неструктурированную информацию. И последний вид здесь, скорее, преобладает. Он представлен в электронных архивах в виде файлов информации, т. е. существенно более крупных единиц, значительно менее пригодных для компьютерного анализа и обработки. К примеру, по данным компании DIRECTUM, доля неструктурированной информации в российских компаниях составляет порядка 65–70 %. Предсказать состав неструктурированных данных практически невозможно, и сегодня сюда могут входить как текстовая и графическая информация, так и фото-, видео- и аудиоинформация.

Возможно, Вы искали:

• Подгонка конфигурации ERP систем
• Внедрение ERP системы
• Программа Comshare MPC
• Российские программы бюджетирования.
• Обработки для обмена/переноса данными между 1С (УПП, УТ, Бухгалтерия)

еще...

Задайте Ваш вопрос эксперту и получите мгновенный ответ

Кроме уже названных особенностей и свойств информации важными отличительными признаками этих классов являются характер решаемых задач, различия в методах, режимах, алгоритмах и технологиях обработки данных. Наиболее яркие отличия проявляются в назначении информации, типовом жизненном цикле документа, средствах доступа к данным и способах их изменения, средствах передачи данных в рамках процедуры обработки. Соответственно различаются состав и архитектура этих классов систем, функциональное наполнение и инструментальные средства пользователей.

Основные функции и особенности ERP-систем читатели могут представить хотя бы по многочисленным публикациям нашего журнала, поэтому мы здесь не будем на них останавливаться.

Кратко укажем лишь основные направления, входящие в структуру СЭД. Изначально СЭД создавались для систематизации и упрощения работы с документами и на первых порах разрабатывались как системы автоматизации делопроизводства. Далее происходило их развитие, расширение границ их применения, приращение функций, появление новых направлений автоматизации. Если прежде в их задачу входила автоматизация какой-либо одной службы, то сегодня это уже довольно сложные и полновесные, зачастую корпоративные системы с самым разным информационным наполнением.

В соответствии с набором реализуемых функций и областей применения в СЭД укрупнённо можно выделить следующие направления:

●       системы делопроизводства;

●       электронные архивы;

●       workflow-системы (для краткости будем называть их WF-системами);

●       комплексные, или ECM-системы (о последних мы уже говорили выше).

Если традиционные СЭД всё ещё тяготеют к автоматизации довольно узкой сферы «канцелярско-офисного» документооборота, то многие современные системы ЭДО демонстрируют значительно б€ольшие возможности и ориентированы также на работу с бизнес-процессами, поддержку и управление информационными потоками и организацию взаимодействия пользователей.

Требования к архитектуре и оборудованию для СЭД смещаются в сторону одновременной работы многих пользователей с конкретными документами, процессами, проектами, большими массивами неструктурированной информации. Существенно повышаются требования к возможностям поиска, надёжности хранения, к обслуживанию и поддержке значительных объёмов хранимой информации. Специфика автоматизации бизнес-процессов в СЭД выставляет свои требования по скорости обработки информационных потоков, возможности их контроля и перераспределения, по автоматизации отдельных операций, шагов, работ, по инструментам и средствам настройки маршрутов и пр.

Какие задачи и направления нецелесообразно реализовывать в СЭД? К подобным задачам можно отнести, например, кадровое делопроизводство или учёт финансовых документов, задачи анализа и пр.

Несмотря на то что формально названия этих задач вроде бы напрямую связаны с документами, первая задача заключается не в управлении самими документами, а в учёте и управлении кадрами. Тут требуется получать различные выборки по персоналу (например, по образованию, полу, специальностям, дате приёма/увольнения), оперировать данными из кадровых приказов и т. п. Для этого информация в базе данных должна храниться в структурированном виде, а не как отдельные неструктурированные документы. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с СЭД для хранения и согласования неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т. д.).

Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами, заявками на оплату, платёжными документами и т. п. Они тесно связаны с расчётом задолженности, сроками оплаты, статьями бюджета и другими параметрами, как правило, учитываемыми в бухгалтерских и ERP-системах. Поскольку, например, электронный образ счёта-фактуры всё равно придётся формировать, вводить и хранить в структурированном виде (в бухгалтерской или соответствующей учётной системе), то заносить его в СЭД сканированием нецелесообразно. В данном случае наиболее правильный вариант — интеграция ECM- и ERP-систем, при которой записи ERP-системы могут отправляться в виде вложений в задания ECM-системы, например, для согласования, а итоговые отчёты ERP-системы могут сохраняться в СЭД и подписываться электронной цифровой подписью.

Поэтому, принимая решение о выборе и развитии ИТ-инфраструктуры предприятия, руководитель (или, по крайней мере, ИТ-служба) должен решить нелёгкую задачу — оптимально наполнить информационную среду компании, отыскать наиболее эффективные для конкретной фирмы сочетания продуктов и технологий, разграничить области пересечения взаимодополняющих ИТ-систем наиболее рациональным образом. В общем, найти эффективное применение для каждой. А для этого ему надо хорошо разбираться в нюансах и терминологии, в тонкостях систем, предлагаемых сегодня рынком, представлять и учитывать особенности и существенные отличия СЭД и ERP-систем, характер данных систем каждого типа. Провести водораздел между этими системами и чётко определить их технологические границы, методологию взаимодействия и задачи пользователей не только на сегодня, но и хотя бы на среднесрочную перспективу, определить потенциальные объёмы данных, оценить возможности масштабирования и пр.

Долгосрочная ИТ-стратегия, во всяком случае для организаций и компаний среднего и крупного масштаба, должна предполагать наличие самостоятельной СЭД, которая будет решать свои задачи и при необходимости интегрироваться с ERP-системой по ряду направлений. К примеру, от создания и движения документов, подписания их ЭЦП до отправки структурированных документов по маршрутам согласования с использованием механизмов workflow СЭД, размещения документов длительного хранения и ERP-отчётности в электронных архивах СЭД и пр.